시작하기 전에, 마음가짐 세 가지
1부에서 본 것과 같습니다. 여기서는 숫자를 다루므로 확인하는 습관이 특히 중요합니다.
"부서별 합계를 내 줘"라고 말하면 됩니다. 엑셀 함수 이름을 알 필요가 없습니다.
결과를 보고 "아니, 부서 말고 월별로"라고 다시 말하면 됩니다.
AI는 숫자를 지어내기도 합니다. 합계가 그럴듯해 보여도 맞는지는 별개입니다.
그래서 이 부에는 확인시키는 말이 계속 나옵니다. "몇 줄을 셌는지, 빠진 줄이 있는지 같이 알려 줘."
연습 폴더와, 그 안에 복사해 둔 엑셀 파일 하나. 명단이든 매출이든 줄이 여러 개인 표면 됩니다.
없으시면 1과목에서 만든 과일_판매표.xlsx 를 복사해 넣으세요. 그것도 없으면 아무 표나 새로 만들어도 됩니다.
반드시 복사본으로 하세요. 원본으로 하지 마세요.
엑셀을 맡길 때
무엇을 맡기면 좋고, 무엇은 직접 하는 게 나은지부터 가립니다.
| 맡기면 좋은 일 | 직접 하는 게 나은 일 |
|---|---|
| 흩어진 글을 표로 만들기 | 칸 두세 개 고치기 |
| 여러 파일을 한 장으로 합치기 | 합계 한 번 내기 (자동 합계가 빠릅니다) |
| 같은 사람이 여러 번 적힌 것 찾기 | 글자 색이나 테두리 같은 꾸미기 |
| 날짜·전화번호 모양 통일하기 | 인쇄 설정 |
| 줄이 수백 개인 표 훑어보기 | 내가 규칙을 아직 못 정한 일 |
"손으로 하면 지겹게 반복해야 하는 일"이면 맡기세요. "한 번만 누르면 되는 일"이면 직접 하는 게 빠릅니다.
엑셀 파일을 다루는 두 가지 길
내 컴퓨터의 .xlsx 를 읽고 고쳐서 새 파일로 저장합니다.
줄이 많을 때 좋습니다. 반드시 복사본에만 시키세요.
엑셀에서 복사해서 대화창에 붙여 넣고, 결과를 다시 엑셀에 붙입니다.
줄이 적을 때 간편합니다. 파일이 안 바뀌니 가장 안전합니다.
엑셀에서 표를 드래그해 Ctrl+C 하고, 대화창에 Ctrl+V 로 붙여 넣으면 됩니다. 파일이 하나도 안 바뀌므로 사고가 날 수 없습니다.
흩어진 것을 표로
메일이나 문자로 온 글을 엑셀에 넣을 수 있는 표로 바꾸는 일입니다. 이걸 알면 손으로 옮겨 적을 일이 없어집니다.
세로줄 이름을 내가 정합니다
이것을 정해 주지 않으면 AI가 마음대로 정합니다. 그러면 나중에 다른 표와 못 합칩니다.
아래 글에서 사람 정보를 뽑아서 표로 만들어 줘. 세로줄은 이름 / 연락처 / 지역 / 신청일 이 순서로, 다른 줄은 만들지 마.
연락처는 010-1234-5678 모양으로 통일하고, 신청일은 2026-03-14 모양으로. 글에 없는 것은 빈칸으로 두고 절대 지어내지 마.
다 만든 뒤에 몇 명을 찾았는지, 빈칸이 있는 줄이 몇 개인지 같이 알려 줘.
마지막 한 줄이 중요합니다 — 몇 명인지 세어 주면 내가 눈으로 대조할 수 있습니다. 스무 명인 줄 알았는데 열여덟이면 두 명이 빠진 것입니다.어디에 쓸 것인지에 따라 다르게 받습니다
| 이럴 때 | 이렇게 덧붙입니다 |
|---|---|
| 엑셀에 붙여 넣을 것 | "탭으로 나눠서 줘. 엑셀에 바로 붙여 넣을 거야." |
| 파일로 받을 것 | "엑셀 파일로 만들어서 연습 폴더에 저장해 줘." |
| 한글·워드에 넣을 것 | "표 모양으로 보여 줘." |
"탭으로 나눠 줘"라고 하면 받은 것을 엑셀에 붙였을 때 칸마다 알아서 들어갑니다.
한 칸에 다 뭉쳐서 들어갔다면 탭이 아니라 다른 것으로 나뉜 것입니다. "쉼표 말고 탭으로 다시 줘"라고 하세요.
표가 맞는지 확인시킵니다
방금 만든 표를 원래 글과 하나씩 대조해 줘. 빠진 사람이 있는지, 잘못 옮긴 곳이 있는지. 있으면 어느 줄인지 알려 줘.
엑셀 파일 정리시키기
지저분한 표를 쓸 수 있는 표로 만드는 일입니다. 실무에서 가장 자주 하게 됩니다.
클로드 · 커서 · 안티그라비티 중 아무거나 하나면 됩니다. 자세한 안내는 1부 03장에 있습니다.
파일을 직접 못 읽는 것이어도 이 부는 거의 다 할 수 있습니다. 엑셀에서 표를 복사해 대화창에 붙여 넣고, 받은 결과를 다시 붙이면 됩니다 (01장의 오른쪽 방법).
-
복사본을 만듭니다
원본 엑셀 파일을 연습 폴더에 복사해 넣으세요. 잘라내기가 아니라 복사입니다.
-
무엇이 들어 있는지 먼저 봅니다
아래 말을 그대로 쓰세요.
- 고칠 것을 정하고 시킵니다
-
결과를 확인합니다
줄 수가 맞는지 반드시 세어 봅니다.
연습 폴더의 과일_판매표.xlsx 를 열어서 어떻게 생겼는지 알려 줘. 세로줄이 무엇무엇인지, 줄이 몇 개인지, 빈칸이 있는 줄이 몇 개인지, 이상해 보이는 값이 있는지.
아직 아무것도 고치지 마.
이 표를 정리해 줘. 이렇게 해 줘.
날짜는 전부 2026-03-14 모양으로 통일. 연락처는 010-1234-5678 모양으로. 이름 앞뒤의 쓸데없는 빈칸은 없애 줘. 숫자 칸에 글자가 섞여 있으면 그 줄이 어디인지 알려만 주고 고치지는 마.
원래 파일은 그대로 두고, 고친 것은 과일_판매표_정리본.xlsx 로 따로 저장해 줘.
다 하고 나서 몇 줄을 고쳤는지, 손 못 댄 줄이 몇 개인지 알려 줘.
이 한마디가 없으면 원본을 덮어씁니다. 엑셀 파일은 되돌리기가 특히 어렵습니다.
같은 사람이 여러 번 적힌 것 찾기
이 명단에서 같은 사람이 두 번 이상 들어간 것을 찾아 줘. 이름이 같아도 연락처가 다르면 다른 사람일 수 있으니 둘 다 보여 주고 내가 정하게 해 줘.
아직 아무것도 지우지 마.
합계와 평균 시키기
1과목 2부에서 배운 것을 말로 시키는 것입니다. 간단한 것은 직접 하는 게 빠르고, 묶어서 세는 일이 진짜 값어치입니다.
이 표에서 부서별로 금액 합계를 내 줘. 그리고 부서별로 몇 건인지도 같이.
결과를 합계가 큰 부서부터 줄 세워서 표로 보여 줘. 맨 아래에 전체 합계도 넣고.
계산할 때 몇 줄을 셌는지와 숫자가 아니라서 빠뜨린 줄이 있는지 같이 알려 줘.
마지막 줄을 빼지 마세요 — 빠뜨린 줄이 있으면 합계가 틀립니다. 엑셀에서 숫자가 글자로 들어가 있는 경우가 아주 흔합니다(1과목 2부).이 표를 달별로 묶어서 매출 합계를 내 줘. 2026년 1월부터 12월까지, 자료가 없는 달은 0으로 두지 말고 "자료 없음"이라고 적어 줘.
표로 보여 주고, 어느 달이 가장 많고 적은지도 한 줄로 알려 줘.
자료가 없는 달을 0으로 채우면 평균이 확 내려갑니다. 1과목 2부에서 본 "빈 칸과 0은 다르다"와 같은 이야기입니다.
수식을 넣어 달라고 할 수도 있습니다
계산한 값을 숫자로 박지 말고 엑셀 수식으로 넣어 줘. 나중에 원본 숫자를 고치면 합계도 따라 바뀌게.
왜 이게 나은가 — 숫자로 박아 두면 원본을 고쳐도 합계가 그대로입니다. 수식으로 넣어 두면 1과목 2부에서 본 것처럼 저절로 다시 계산됩니다.받은 합계 중 하나만 골라 엑셀에서 직접 자동 합계로 내 보세요. 같으면 나머지도 믿을 만합니다. 다르면 전부 다시 봐야 합니다.
이 확인을 한 번 해두면 그다음부터 마음이 놓입니다.
여러 파일 한 장으로
달마다 따로 있는 파일 열두 개를 한 장으로 합치는 일입니다. 손으로 하면 반나절, 맡기면 몇 분입니다.
연습 폴더 안에 있는 엑셀 파일들을 한 장으로 합쳐 줘.
세로줄 이름이 파일마다 조금씩 다를 수 있어. 같은 뜻인 줄은 하나로 맞춰 주고, 어떻게 맞췄는지 나에게 알려 줘. 판단이 안 서는 것은 묻고 기다려.
어느 파일에서 온 줄인지 알 수 있게 출처라는 세로줄을 맨 오른쪽에 하나 더 만들어 줘.
합치기 전에 파일마다 줄이 몇 개인지 표로 보여 주고 멈춰 줘.
합치고 나면 어느 줄이 어느 파일에서 왔는지 알 수 없게 됩니다. 나중에 틀린 곳을 찾을 때 이 줄 하나가 시간을 크게 아껴 줍니다.
합치기 전 파일들의 줄 수를 다 더한 값과, 합친 표의 줄 수가 같은지 확인해 줘. 다르면 어디서 몇 줄이 빠졌는지 알려 줘.
세로줄 이름이 제각각일 때
성명 / 이름 / 이 름 처럼 같은 뜻인데 다르게 적힌 경우가 흔합니다. 합치기 전에 이것부터 정리시키면 깔끔합니다.
이 파일들의 세로줄 이름을 전부 모아서 보여 줘. 같은 뜻으로 보이는 것끼리 묶어서, 어느 이름으로 통일하면 좋을지 제안해 줘. 아직 합치지는 마.
엑셀이 부리는 심술
엑셀은 친절한 척하다가 값을 몰래 바꿔 놓습니다. 1과목에서 본 것들인데, 맡길 때는 미리 막아 두어야 합니다.
| 이런 값이 | 이렇게 바뀝니다 | 미리 이렇게 말합니다 |
|---|---|---|
010-1234-5678 |
앞의 0이 사라짐 | "전화번호는 글자로 넣어 줘" |
1-3 |
날짜로 바뀜 | "날짜가 아닌 것은 날짜로 바꾸지 마" |
001 |
1 이 됨 |
"앞의 0을 살려 줘" |
| 주민번호·계좌번호 | 뒤가 0으로 바뀜 | "긴 숫자는 글자로 넣어 줘" |
1,000 |
글자가 되어 계산 안 됨 | "쉼표는 빼고 숫자로 넣어 줘" |
엑셀로 만들 때 전화번호, 주민번호, 우편번호, 앞에 0이 붙은 번호는 전부 글자로 넣어 줘. 엑셀이 날짜나 숫자로 바꿔 버리지 않게.
그리고 1-3 같은 것도 날짜로 바꾸지 마.
숫자가 칸의 어느 쪽에 붙어 있는지 보세요. 숫자는 오른쪽, 글자는 왼쪽입니다(1과목 1부).
계산해야 할 숫자가 왼쪽에 붙어 있으면 글자로 들어간 것이라 합계가 0으로 나옵니다.
이럴 땐 이렇게
| 이런 일이 | 왜 | 이렇게 |
|---|---|---|
| 합계가 안 맞음 | 숫자가 글자로 들어간 줄이 있음 | "숫자가 아니라서 빠뜨린 줄을 전부 알려 줘" |
| 줄 수가 줄어듦 | 빈 줄이나 머리글을 빼먹음 | "원본과 줄 수를 대조해서 빠진 줄 알려 줘" |
| 없는 값을 지어냄 | 빈칸을 채우려 함 | "모르는 건 빈칸으로 두고 지어내지 마" |
| 원본이 덮어써짐 | "그대로 두고"를 안 말함 | 휴지통·이전 버전 확인. 다음부터 복사본에만 |
| 붙여 넣으니 한 칸에 다 들어감 | 탭이 아닌 것으로 나뉨 | "탭으로 나눠서 다시 줘" |
| 전화번호 앞 0이 사라짐 | 엑셀이 숫자로 봄 | "글자로 넣어 줘" (06장) |
| 날짜 모양이 제각각 | 원본이 섞여 있음 | "전부 2026-03-14 모양으로 통일해 줘" |
| 중간에 멈춤 | 줄이 너무 많음 | "100줄씩 나눠서 해 줘" |
"몇 줄을 셌는지, 빠뜨린 줄이 있는지 같이 알려 줘."
숫자 일을 맡길 때 이 한 줄을 붙이면 틀린 것을 바로 알아챌 수 있습니다.
그대로 베껴 쓰는 말
"원래 파일은 그대로 두고 새 파일로 저장해 줘."
"몇 줄을 셌는지, 빠뜨린 줄이 있는지 같이 알려 줘."
표로 만들 때
아래 글에서 표를 만들어 줘. 세로줄은 이름 / 연락처 / 지역 / 신청일 이 순서로. 연락처는 010-1234-5678 모양, 날짜는 2026-03-14 모양으로 통일. 없는 것은 빈칸으로 두고 지어내지 마. 탭으로 나눠서 주고, 몇 건을 찾았는지 알려 줘.
정리시킬 때
이 표를 정리해 줘. 날짜는 2026-03-14 모양, 연락처는 010-1234-5678 모양으로 통일하고, 앞뒤 빈칸은 없애 줘. 숫자 칸에 글자가 섞인 줄은 알려만 주고 고치지 마. 원래 파일은 그대로 두고 새 파일로 저장하고, 몇 줄을 고쳤는지 알려 줘.
계산시킬 때
이 표에서 부서별로 금액 합계와 건수를 내 줘. 합계가 큰 순서로 줄 세워 표로 보여 주고 맨 아래 전체 합계도. 몇 줄을 셌는지와 숫자가 아니라서 빠뜨린 줄이 있는지 같이 알려 줘.
합칠 때
이 폴더의 엑셀 파일들을 한 장으로 합쳐 줘. 세로줄 이름이 다르면 같은 뜻끼리 맞춰 주고 어떻게 맞췄는지 알려 줘. 어느 파일에서 왔는지 알 수 있게 출처 줄을 하나 더 만들고. 합치기 전에 파일마다 줄 수를 표로 보여 주고 멈춰 줘.
엑셀 심술 막기
전화번호, 주민번호, 우편번호, 앞에 0이 붙은 번호는 전부 글자로 넣어 줘. 엑셀이 날짜나 숫자로 바꿔 버리지 않게. 1-3 같은 것도 날짜로 바꾸지 마.
3부 확인 목록
숫자 일은 맡길 수 있는 것과 확인해야 할 것을 가릴 수 있게 되셨습니다. 이게 이 부의 전부입니다.
4부는 글입니다. 긴 문서를 요약하고, 안내문 초안을 받고, 내가 쓴 글을 다듬게 합니다.