워드 3부 — 긴 문서 다루고 인쇄하기

00 — 준비

시작하기 전에, 손동작 세 가지

이 세 가지만 알면 무엇을 눌러도 겁낼 것이 없습니다. 네 과목 모두에서 똑같이 씁니다.

다른 과목에서 이미 보셨다면

같은 장이 과목마다 들어 있습니다. 이미 읽으셨으면 01장으로 건너뛰세요.

손동작	하는 일	언제 쓰나
Ctrl + Z	방금 한 일을 되돌립니다	잘못 눌렀을 때. 여러 번 눌러도 됩니다
Ctrl + S	저장합니다	수시로. 한 줄 쓸 때마다 눌러도 좋습니다
마우스 오른쪽 단추	지금 고른 것에 할 수 있는 일 목록을 띄웁니다	무엇을 눌러야 할지 모를 때

가장 중요한 이야기

잘못 눌러서 컴퓨터가 고장 나는 일은 없습니다. 지금부터 하는 모든 것은 되돌릴 수 있습니다. 겁내지 말고 여기저기 눌러보세요. 그게 가장 빨리 배우는 방법입니다.

3부에서 쓸 문서

2부에서 제목 1과 제목 2를 걸어 둔 상반기활동보고를 그대로 씁니다.

스타일이 걸려 있어야 3부의 목차 만들기가 됩니다. 안 걸려 있으면 2부 02장을 먼저 해주세요.

01 — 쪽

여백과 용지

종이 크기와 여백을 정하는 일입니다. 전부 레이아웃 탭에 있습니다.

리본 레이아웃 탭을 누릅니다
여백을 누르고 하나 고릅니다
보통이 기본입니다. 좁게를 고르면 한 장에 더 많이 들어갑니다. 직접 정하려면 맨 아래 사용자 지정 여백입니다.
용지 방향을 봅니다
세로가 기본입니다. 표가 옆으로 넓으면 가로로 바꾸세요.
용지 크기를 봅니다
우리나라는 A4입니다. 가끔 Letter로 되어 있는 경우가 있는데, 그러면 인쇄할 때 아래가 잘립니다. A4인지 확인하세요.

인쇄가 이상하면 여기부터

글자가 잘리거나 여백이 이상하면 용지 크기가 A4가 맞는지 가장 먼저 확인하세요. 흔한 원인입니다.

다음 쪽으로 넘기기

1부에서 배운 대로, Enter 를 연타하지 마시고 삽입 → 페이지 나누기를 쓰세요. 손에 익으면 Ctrl + Enter 입니다.

지금 해두실 것

목차가 들어갈 자리를 만들어 두겠습니다. 문서 맨 앞(제목 줄 바로 앞)에 커서를 두고 Ctrl + Enter 를 누르세요.

빈 쪽이 한 장 생깁니다. 여기에 04장에서 목차를 넣습니다.

02 — 쪽

쪽 번호와 머리글

여러 장짜리 문서라면 반드시 넣어야 합니다. 나눠준 뒤 순서가 섞이면 아무도 못 맞춥니다.

쪽 번호 넣기

리본 삽입 → 페이지 번호를 누릅니다
자리를 고릅니다
아래쪽을 고르고, 그 안에서 가운데가 무난합니다.
머리글/바닥글 닫기를 누릅니다
리본 오른쪽에 닫기 단추가 나와 있습니다. 본문으로 돌아옵니다.

번호는 저절로 다시 매겨집니다

가운데에 쪽이 하나 늘어나도 번호가 알아서 다시 매겨집니다. 손으로 적는 것과 다른 점입니다.

머리글 넣기

모든 쪽의 맨 위에 같은 글을 넣는 것이 머리글, 맨 아래에 넣는 것이 바닥글입니다.

리본 삽입 → 머리글을 누릅니다
모양을 고르면 머리글 영역으로 들어갑니다.
글자를 칩니다
상반기 활동 보고 정도로 적어 보세요. 글자 크기를 작게 하는 것이 어울립니다.
머리글/바닥글 닫기를 누릅니다
본문 아무 곳이나 두 번 눌러도 나옵니다.

가장 헷갈리는 곳

머리글 영역에 들어가 있으면 본문 글자가 흐리게 보이고, 머리글 글자가 진하게 보입니다. 색으로 구분하세요.

여기서 친 글자는 모든 쪽에 나옵니다. 본문을 고치려면 반드시 닫기를 먼저 누르세요.

첫 쪽에는 안 나오게 하기

표지나 목차 쪽에는 번호가 없는 편이 깔끔합니다.

머리글 영역에 들어간 상태에서 리본에 나타나는 첫 페이지를 다르게 지정에 체크하세요.

03 — 실습

목차 자동으로 만들기

워드를 배우는 이유의 결론입니다. 2부에서 스타일을 걸어 두셨다면 단추 두 번이면 됩니다.

먼저 — 워드가 컴퓨터에 없다면

워드는 돈을 내고 사는 프로그램입니다. 없으셔도 무료로 대신할 수 있습니다. 주소창에 docs.google.com(구글 문서) 또는 office.com(웹에서 쓰는 워드)을 치세요. 자세한 안내는 1부 03장에 있습니다.

자동 목차는 구글 문서에도 있습니다. 삽입 → 목차를 고르면 됩니다. 여기서도 제목 스타일이 걸려 있어야 나옵니다.

01장에서 만들어 둔 빈 쪽에 커서를 둡니다
문서 맨 앞의 빈 쪽입니다.
리본 참조 탭을 누릅니다
목차·각주·인용 같은 것이 모여 있는 탭입니다.
목차 → 자동 목차를 누릅니다
제목들이 쪽 번호와 함께 쭉 뽑혀 나옵니다. 아무것도 안 적었는데 말입니다.

이게 스타일의 결론입니다

워드가 어느 줄이 제목인지 알고 있기 때문에 이게 됩니다. 크기만 키운 제목은 목차에 안 나옵니다.

목차에 빠진 제목이 있다면, 그 줄에 제목 스타일이 안 걸린 것입니다.

내용을 고치면 목차는 어떻게 되나

본문의 제목 하나를 고쳐 봅니다
2. 앞으로 할 일을 2. 하반기 계획으로 바꿔 보세요.
목차를 보면 아직 옛날 이름입니다
저절로 바뀌지는 않습니다. 한 번 알려줘야 합니다.
목차를 누르고 목차 업데이트를 누릅니다
목차 위쪽에 목차 업데이트 단추가 나타납니다. 없으면 목차에 오른쪽 단추 → 필드 업데이트입니다.
모두 업데이트를 고르고 확인을 누릅니다
페이지 번호만은 번호만, 모두는 제목 글자까지 새로 가져옵니다. 모두를 고르세요.

인쇄 전에 반드시 업데이트

내용을 고친 뒤 목차 업데이트를 잊고 인쇄하는 일이 아주 흔합니다. 쪽 번호가 안 맞는 목차는 없느니만 못합니다.

인쇄하기 직전에 한 번 목차를 눌러 업데이트하는 습관을 들이세요.

목차를 지우려면

목차를 누르고 참조 → 목차 → 목차 제거를 누르면 됩니다.

저장하세요

Ctrl + S 를 누르세요.

04 — 곁가지

구역 나누기

한 문서 안에서 쪽 설정을 다르게 하고 싶을 때 씁니다. 어려우면 건너뛰셔도 됩니다.

이럴 때 필요합니다

목차 쪽은 번호를 안 붙이고, 본문부터 1쪽으로 시작하고 싶을 때.
중간의 표가 있는 쪽만 가로로 놓고 싶을 때.

쪽 설정은 원래 문서 전체에 걸립니다. 일부만 다르게 하려면 구역으로 잘라야 합니다.

쪽 나누기와 구역 나누기의 차이

	페이지 나누기	구역 나누기
하는 일	여기서 다음 쪽으로	여기서 설정이 다른 구간 시작
쪽 번호	이어집니다	따로 매길 수 있습니다
용지 방향	같습니다	다르게 할 수 있습니다
어디에	삽입 탭	레이아웃 → 나누기

목차 쪽부터 번호를 다시 매기기

본문이 시작되는 자리에 커서를 둡니다
레이아웃 → 나누기 → 다음 페이지부터
여기서부터 새 구역이 시작됩니다.
머리글 영역을 두 번 눌러 들어갑니다
이전 머리글에 연결을 끕니다
리본에 이전 항목에 연결이라는 단추가 눌려 있습니다. 한 번 눌러 끄세요. 앞 구역과 끊어집니다.
페이지 번호 → 페이지 번호 서식에서 1부터 시작을 고릅니다

여기가 워드에서 가장 어렵습니다

이전 항목에 연결을 안 끄면 앞 구역까지 같이 바뀝니다. 이게 안 돼서 헤매는 분이 아주 많습니다.

지금 안 되셔도 괜찮습니다. 보고서 한두 장에는 필요 없습니다. 이런 게 있다는 것만 기억해 두셨다가, 필요해지면 다시 오세요.

05 — 편의

찾기와 바꾸기

긴 문서에서 특정 낱말을 찾거나 한꺼번에 고치는 기능입니다.

찾기

홈 → 찾기를 누르면 왼쪽 탐색 창에 검색 칸이 나옵니다. 낱말을 치면 몇 군데 있는지와 앞뒤 문장까지 보여줍니다. 손에 익으면 Ctrl + F 입니다.

바꾸기

홈 → 바꾸기를 누릅니다
손에 익으면 Ctrl+H 입니다.
찾을 말과 바꿀 말을 적습니다
예를 들어 상반기 → 하반기.
모두 바꾸기를 누릅니다
몇 군데를 바꿨는지 알려줍니다.

모두 바꾸기는 조심해서

짧은 낱말로 모두 바꾸기를 하면 엉뚱한 곳까지 바뀝니다. 일 을 월 로 바꾸면 일요일 이 월요월 이 됩니다.

바꾸기 전에 저장해 두시고, 결과가 이상하면 Ctrl+Z 로 되돌리세요.

불안하면 모두 바꾸기 대신 바꾸기를 눌러 하나씩 확인하며 바꾸시면 됩니다.

맞춤법 검사

검토 → 맞춤법 및 문법 검사를 누르면 틀린 곳을 하나씩 짚어 주고 고칠 말을 제안합니다.

본문의 빨간·파란 물결 밑줄도 같은 기능입니다. 인쇄에는 나오지 않으니 그냥 두셔도 됩니다. 사람 이름이나 지명을 틀렸다고 하는 일이 많으니 다 믿지는 마세요.

06 — 곁가지

메모와 고친 자국

여럿이 한 문서를 돌려 볼 때 씁니다. 회사에서 문서를 주고받으면 반드시 만나게 되는 기능입니다.

메모 — 문서 옆에 의견 달기

의견을 달 부분을 드래그해서 고릅니다
리본 검토 → 새 메모를 누릅니다
오른쪽 여백에 말풍선이 하나 생깁니다.
의견을 적습니다
본문은 안 바뀝니다. 옆에 붙는 쪽지 같은 것입니다.

메모를 지우려면 말풍선에 오른쪽 단추 → 메모 삭제입니다.

고친 자국 남기기 — 변경 내용 추적

이게 무엇인가

이걸 켜 두면, 내가 고친 것이 지워지지 않고 자국으로 남습니다. 지운 글자에는 줄이 그어지고, 넣은 글자는 색과 밑줄로 표시됩니다.

원래 글쓴이가 무엇이 바뀌었는지 보고 받아들일지 되돌릴지 정할 수 있습니다.

리본 검토 → 변경 내용 추적을 누릅니다
단추에 색이 들어오면 켜진 것입니다.
평소처럼 고칩니다
고친 곳마다 자국이 남습니다.
자국을 받아들이거나 되돌립니다
검토 → 적용은 그 수정을 받아들이는 것, 거부는 원래대로 되돌리는 것입니다. 모두 적용을 누르면 한꺼번에 정리됩니다.

보내기 전에 반드시 확인

고친 자국이 남은 채로 문서를 보내면 내가 무엇을 지웠는지 상대가 다 봅니다.

보내기 전에 검토 → 모두 적용으로 자국을 정리하고, 메모도 다 지웠는지 확인하세요.

받은 문서가 이상하게 보인다면

받은 문서에 색깔 글씨와 줄 그어진 글자가 잔뜩 보인다면 변경 내용 추적이 켜져 있는 것입니다. 고장이 아닙니다.

검토 탭의 표시 방식을 변경 내용 없음으로 바꾸면 깨끗한 모습으로 볼 수 있습니다.

07 — 인쇄

인쇄와 PDF

파일 → 인쇄 하나에 다 있습니다. 오른쪽에 종이에 나올 그대로가 보입니다.

목차부터 업데이트합니다
목차를 누르고 목차 업데이트 → 모두. 이걸 빼먹으면 안 됩니다.
파일 → 인쇄로 들어갑니다
손에 익으면 Ctrl + P 입니다.
미리 보기에서 몇 장인지 확인합니다
아래쪽에 1 / 3 처럼 나옵니다. 좌우 화살표로 한 장씩 넘겨 보세요.
인쇄를 누릅니다

하고 싶은 일	인쇄 화면에서
일부만 인쇄	페이지 칸에 `1-3` 또는 `2,5`
종이 아끼기	한 면에 2페이지 고르기
양면으로	양면 인쇄 고르기
여러 부	매수 칸의 숫자 올리기

빈 쪽이 한 장 더 나올 때

문서 맨 끝에 빈 줄이 남아 쪽이 하나 더 생기는 일이 흔합니다.

맨 끝에 커서를 두고 Backspace 로 빈 줄을 지우세요. 홈 탭의 ¶ 단추를 켜면 어디에 빈 줄이 있는지 눈에 보입니다.

PDF로 만들기

파일 → 다른 이름으로 저장 → 파일 형식에서 PDF를 고르면 됩니다. 원래 워드 파일은 그대로 남습니다.

PDF에도 목차 연결을 남기려면

PDF로 저장할 때 옵션을 누르고 책갈피 만들기 대상에서 제목을 고르세요.

PDF를 열었을 때 왼쪽에 제목 목록이 나와서, 누르면 그 자리로 갑니다. 이것도 스타일 덕분입니다.

인쇄 전 마지막 점검 네 가지

① 목차를 업데이트했는가
② 고친 자국과 메모를 정리했는가
③ 마지막에 빈 쪽이 없는가
④ 용지가 A4인가

08 — 문제 해결

이럴 땐 이렇게

3부에서 처음 배우는 분들이 거의 다 겪는 것들입니다.

이런 일이	왜	이렇게
목차에 제목이 빠짐	그 줄에 스타일이 안 걸림	그 줄에 제목 1 걸고 목차 업데이트
목차 쪽 번호가 안 맞음	고친 뒤 업데이트를 안 함	목차 누르고 업데이트 → 모두
목차가 회색 바탕으로 보임	자동으로 만들어진 것이라는 표시	고장이 아닙니다. 인쇄에는 안 나옵니다
본문이 안 고쳐짐	머리글 영역에 들어가 있음	닫기를 누르거나 본문을 두 번 누르기
쪽 번호를 고쳤더니 전부 바뀜	이전 항목에 연결이 켜져 있음	머리글에서 그 단추를 끄기 (04장)
맨 끝에 빈 쪽이 있음	빈 줄이 남음	맨 끝에서 Backspace. ¶ 단추로 확인
인쇄하면 아래가 잘림	용지가 A4가 아님	레이아웃 → 용지 크기를 A4로
색깔 글씨와 줄 그은 글자	변경 내용 추적이 켜짐	검토 → 변경 내용 없음으로 보기
보낸 문서에 내 메모가 보임	메모를 안 지움	검토 → 모두 적용, 메모도 삭제
바꾸기로 엉뚱한 곳이 바뀜	짧은 낱말로 모두 바꾸기	Ctrl+Z 후 더 긴 말로 다시

워드 과목 전체에서 기억할 세 가지

① 제목은 크기를 키우지 말고 '제목 1'을 누른다.
② 인쇄 전에 목차를 업데이트한다.
③ 보내기 전에 메모와 고친 자국을 정리한다.