파워포인트 3부 — 통일하고, 발표하고, 나눠주기

00 — 준비

시작하기 전에, 손동작 세 가지

이 세 가지만 알면 무엇을 눌러도 겁낼 것이 없습니다. 네 과목 모두에서 똑같이 씁니다.

다른 과목에서 이미 보셨다면

같은 장이 과목마다 들어 있습니다. 이미 읽으셨으면 01장으로 건너뛰세요.

손동작	하는 일	언제 쓰나
Ctrl + Z	방금 한 일을 되돌립니다	잘못 눌렀을 때. 여러 번 눌러도 됩니다
Ctrl + S	저장합니다	수시로. 한 줄 쓸 때마다 눌러도 좋습니다
마우스 오른쪽 단추	지금 고른 것에 할 수 있는 일 목록을 띄웁니다	무엇을 눌러야 할지 모를 때

가장 중요한 이야기

잘못 눌러서 컴퓨터가 고장 나는 일은 없습니다. 지금부터 하는 모든 것은 되돌릴 수 있습니다. 겁내지 말고 여기저기 눌러보세요. 그게 가장 빨리 배우는 방법입니다.

3부에서 쓸 자료

2부에서 만든 우리동네안내를 그대로 씁니다. 사진과 도형이 들어간 그 자료입니다.

3부에서는 모양을 크게 바꾸는 일을 합니다. 시작하기 전에 파일 → 다른 이름으로 저장으로 사본을 하나 만들어 두시길 권합니다.

01 — 디자인

디자인 입히기

30초면 됩니다. 파워포인트에서 가장 수지맞는 단추입니다.

리본의 디자인 탭을 누르면 완성된 배경 모양이 죽 나옵니다. 아무거나 하나 누르면 모든 장에 한꺼번에 적용됩니다.

마음에 안 들면 다른 것을 누르면 됩니다. 몇 번을 바꿔도 글자 내용은 그대로입니다.

왜 1부에서 안 하고 지금 하나

디자인은 내용이 다 들어간 뒤에 입혀야 합니다. 먼저 입히면, 나중에 넣은 글이 배경 그림에 가려지거나 색이 안 맞는 일이 생깁니다.

색과 글꼴만 바꾸기

디자인 탭 오른쪽에 디자인 아이디어나 변형이라는 무리가 있습니다. 여기 작은 화살표를 누르면 색과 글꼴을 따로 고를 수 있습니다.

배경 모양은 마음에 드는데 색만 바꾸고 싶을 때 씁니다.

고르는 요령

배경이 옅고 글자가 진한 것을 고르세요. 어두운 배경은 멋져 보이지만, 밝은 회의실에서는 잘 안 보이고 종이로 뽑으면 잉크를 많이 먹습니다.

그림이 많이 들어간 화려한 배경도 피하세요. 내 사진과 글자가 묻힙니다.

02 — 통일

모든 장을 한 번에

모든 장에 회사 로고를 넣어라. 장이 스무 개면 스무 번 붙여야 할까요. 한 번이면 됩니다. 이것을 슬라이드 마스터라고 합니다.

마스터가 무엇인가

모든 장이 따라 그리는 밑그림입니다. 밑그림을 고치면 모든 장이 한꺼번에 바뀝니다.

도장을 생각하시면 됩니다. 도장을 고치면 그 도장으로 찍은 것이 전부 달라집니다.

들어가고 나오는 법

리본 보기 → 슬라이드 마스터를 누릅니다
화면이 바뀌고 왼쪽에 큰 것 하나와 작은 것 여러 개가 나옵니다. 놀라지 마세요. 밑그림을 고치는 화면입니다.
맨 위의 가장 큰 것을 누릅니다
이것이 모든 장의 밑그림입니다. 아래 작은 것들은 레이아웃별 밑그림입니다.
고칠 것을 고칩니다
로고 사진을 넣거나, 제목 글자 크기를 바꾸거나, 모든 장에 들어갈 선을 그으면 됩니다.
마스터 보기 닫기를 누릅니다
리본 오른쪽에 있습니다. 원래 화면으로 돌아오면 모든 장에 반영되어 있습니다.

가장 헷갈리는 곳

마스터 화면에서 나오지 않은 채 글자를 고치려는 분이 많습니다. 여기서 친 글자는 밑그림에 적히는 것이라 모든 장에 나옵니다.

내용을 고칠 때는 반드시 마스터 보기 닫기를 먼저 누르세요. 왼쪽 목록이 내가 만든 장들로 돌아왔는지 보면 됩니다.

여기서 하면 좋은 것

이런 것	마스터에서 하면
모든 장에 로고 넣기	한 번 붙이면 전부에 나옵니다
글꼴을 통째로 바꾸기	장마다 고칠 필요가 없습니다
제목 글자 크기 통일	모든 제목이 같은 크기가 됩니다
모든 장에 선 긋기	자리가 어긋나지 않습니다

어려우면 건너뛰셔도 됩니다

장이 대여섯 장뿐이라면 손으로 하는 게 더 빠릅니다. 마스터는 장이 스무 장 넘게 될 때 값을 합니다.

다만 이런 게 있다는 것은 알아 두세요. "모든 장을 다 고쳐야 하나" 싶을 때 떠올리시면 됩니다.

03 — 실습

쪽 번호 넣기

발표 중에 "몇 쪽 보세요"라고 말할 수 있게 됩니다. 나눠준 종이와 화면을 맞추기도 쉬워집니다.

먼저 — 파워포인트가 컴퓨터에 없다면

파워포인트는 돈을 내고 사는 프로그램입니다. 없으셔도 무료로 대신할 수 있습니다. 주소창에 slides.google.com(구글 슬라이드) 또는 office.com(웹에서 쓰는 파워포인트)을 치세요. 자세한 안내는 1부 03장에 있습니다.

3부는 프로그램마다 차이가 조금 있습니다. 디자인·쪽 번호·발표·인쇄는 구글 슬라이드에도 전부 있지만, 슬라이드 마스터는 이름이 테마 편집으로 다릅니다.

리본 삽입 → 머리글/바닥글을 누릅니다
작은 창이 하나 나옵니다.
슬라이드 번호에 체크합니다
바닥글에 체크하고 글을 적으면 모든 장 아래에 그 글이 들어갑니다(모임 이름, 날짜 등).
제목 슬라이드에는 표시 안 함에 체크합니다
표지에는 번호가 없는 편이 깔끔합니다.
모두 적용을 누릅니다
적용은 지금 장에만, 모두 적용은 전체에 넣습니다. 모두 적용을 누르세요.

번호가 안 보인다면

체크를 했는데도 안 보이면, 디자인 테마가 번호 자리를 감춘 것입니다.

보기 → 슬라이드 마스터로 들어가서 아래쪽 번호 상자가 있는지 보세요. 없으면 마스터에서 텍스트 상자를 만들고 삽입 → 슬라이드 번호를 넣으면 됩니다.

지금 저장하세요

Ctrl + S 를 누르세요.

04 — 움직임

화면 전환과 애니메이션

장이 넘어갈 때 스르륵 나타나게 하거나, 글이 한 줄씩 나오게 하는 것입니다. 재미있지만 가장 많이 망치는 곳이기도 합니다.

먼저 읽어 주세요

움직임은 적을수록 좋습니다. 장마다 다른 효과를 넣으면 듣는 사람이 내용이 아니라 움직임을 봅니다.

발표를 잘하는 사람들은 대개 아무 효과도 안 쓰거나, 한 가지만 골라 끝까지 씁니다.

둘의 차이

이름	움직이는 것	탭
화면 전환	장이 넘어갈 때 장 전체	전환
애니메이션	한 장 안에서 글자·사진 하나하나	애니메이션

화면 전환 넣기

리본 전환 탭을 누릅니다
효과를 하나 고릅니다
밀어내기나 페이드가 무난합니다. 고르면 미리 한 번 보여줍니다.
모두 적용을 누릅니다
리본 오른쪽에 있습니다. 모든 장에 같은 효과가 들어갑니다. 이게 통일감의 비결입니다.

글을 한 줄씩 나오게 하기

내용 상자의 테두리를 한 번 누릅니다
애니메이션 탭 → 나타내기를 고릅니다
나타내기나 밝기 변화가 무난합니다. 줄마다 작은 숫자가 붙습니다. 나오는 순서입니다.
발표 중에 마우스를 누르면 한 줄씩 나옵니다

언제 쓸 만한가

답을 미리 보여주고 싶지 않을 때만 쓰세요. 퀴즈를 내거나, 결론을 마지막에 밝힐 때입니다.

그냥 목록이라면 한꺼번에 보여주는 게 낫습니다. 한 줄씩 나오면 발표가 느려지고, 클릭을 잊으면 화면이 멈춥니다.

지우는 법

전환은 효과 목록의 맨 앞 없음을 고르고 모두 적용.
애니메이션은 상자를 고르고 효과 목록에서 없음을 고릅니다.

05 — 발표

발표하기

만든 것을 화면 가득 띄우는 방법입니다.

하고 싶은 일	이렇게
처음부터 화면 가득 띄우기	F5
지금 보는 장부터 띄우기	Shift + F5
다음 장으로	마우스 왼쪽 단추 · → · Space
앞 장으로	← · Backspace
빠져나오기	Esc

가장 많이 묻는 것

화면이 가득 차서 아무것도 못 누르겠다 싶을 때는 키보드 왼쪽 맨 위의 Esc 를 누르세요. 원래 화면으로 돌아옵니다. 이것만 기억하면 겁낼 게 없습니다.

발표 중에 쓰면 좋은 것

누르면	이렇게 됩니다	이럴 때
B	화면이 새까매집니다	잠깐 나를 봐 달라고 할 때. 다시 누르면 돌아옵니다
W	화면이 새하얘집니다	같은 용도. 밝은 방에서
숫자 + Enter	그 번호의 장으로 건너뜁니다	"7쪽으로 가 주세요" 할 때
Ctrl + P	마우스가 펜이 됩니다	화면에 동그라미를 칠 때
E	펜으로 그린 것을 지웁니다	—

이 두 개만 외우세요

Esc — 빠져나오기.
B — 화면 끄기.

나머지는 몰라도 발표하는 데 아무 지장이 없습니다.

06 — 발표

발표자 도구

청중은 슬라이드만 보고, 나는 내 화면에서 대본을 보는 방법입니다. 빔프로젝터를 연결했을 때 씁니다.

이게 되면 발표가 편해집니다

내 노트북 화면에는 지금 장, 다음 장, 내가 적어 둔 메모, 남은 시간이 나오고, 앞의 큰 화면에는 슬라이드만 나옵니다.

청중은 내 메모를 볼 수 없습니다. 커닝 페이퍼를 화면에 두는 셈입니다.

먼저 — 메모를 적어 둡니다

화면 아래쪽의 슬라이드 노트를 누릅니다
화면 맨 아래 슬라이드 노트라는 글자가 있습니다. 안 보이면 보기 → 슬라이드 노트를 누르세요.
이 장에서 할 말을 적습니다
문장을 다 적지 마시고 핵심 낱말만 적으세요. 읽으면 티가 납니다.

발표자 도구 켜기

빔프로젝터나 두 번째 화면을 연결합니다
연결하면 대개 저절로 켜집니다.
안 켜지면 슬라이드 쇼 탭에서 체크합니다
슬라이드 쇼 → 발표자 도구 사용에 체크하세요.
화면이 뒤바뀌었으면 바꿉니다
내 화면에 슬라이드가, 앞 화면에 메모가 나왔다면 발표자 도구 위쪽의 디스플레이 설정 → 발표자 도구와 슬라이드 쇼 바꾸기를 누르세요.

발표 전에 반드시 한 번 해보세요

화면 연결은 현장에서 가장 자주 말썽이 나는 부분입니다. 실제로 쓸 그 기계에 미리 연결해서 한 번 띄워 보세요.

시간이 없으면 발표자 도구를 포기하고 종이에 메모를 적어 손에 들고 하셔도 전혀 문제없습니다.

07 — 인쇄

나눠줄 종이 만들기

슬라이드를 그냥 인쇄하면 한 장에 하나씩 나와서 종이가 많이 듭니다. 유인물로 뽑으면 한 장에 여러 개가 들어갑니다.

파일 → 인쇄로 들어갑니다
손에 익으면 Ctrl + P 입니다. 오른쪽에 종이 모양이 나옵니다.
전체 페이지 슬라이드라고 쓰인 칸을 누릅니다
왼쪽 가운데쯤에 있습니다.
유인물에서 몇 개씩 넣을지 고릅니다
3슬라이드를 고르면 한 장에 세 개가 나오고 옆에 필기할 줄까지 그어집니다. 나눠줄 자료로 가장 많이 쓰는 모양입니다.
인쇄를 누릅니다

고르면	이렇게 나옵니다	언제
전체 페이지 슬라이드	한 장에 하나, 크게	벽에 붙일 때
유인물 3슬라이드	한 장에 셋 + 필기 줄	나눠줄 때. 가장 많이 씁니다
유인물 6슬라이드	한 장에 여섯, 작게	장이 많아 종이를 아낄 때
슬라이드 노트	슬라이드 + 내 메모	내가 볼 대본

슬라이드 노트는 나눠주지 마세요

슬라이드 노트로 인쇄하면 내가 적어 둔 메모가 전부 찍힙니다. 내가 볼 대본으로만 쓰세요.

나눠줄 것은 반드시 유인물로 뽑으셔야 합니다.

잉크를 아끼려면

인쇄 화면 맨 아래 컬러라고 쓰인 칸을 눌러 회색조로 바꾸면 검은 잉크만 씁니다.

어두운 배경 테마를 쓰셨다면 반드시 이렇게 하세요. 안 그러면 종이가 새까맣게 나옵니다.

PDF로 보내기

파일 → 다른 이름으로 저장 → 파일 형식에서 PDF를 고르면 됩니다. 받는 사람에게 파워포인트가 없어도 열립니다.

PDF도 유인물 모양으로 만들 수 있습니다. 저장 창에서 옵션을 누르고 유인물과 3슬라이드를 고르세요.

발표 전 마지막 점검 세 가지

① 뒷자리에서 글자가 보이는가 — 화면 가득 띄워 놓고 세 걸음 물러나 보기.
② 저장했는가 — Ctrl+S.
③ 파일을 챙겼는가 — 이동식 저장 장치나 메일로 나에게 보내 두기.

08 — 문제 해결

이럴 땐 이렇게

3부에서, 그리고 발표 현장에서 자주 겪는 것들입니다.

이런 일이	왜	이렇게
발표 화면에서 못 나옴	슬라이드 쇼가 켜져 있음	Esc
모든 장에 엉뚱한 글자가 나옴	마스터 화면에서 글을 침	보기 → 슬라이드 마스터로 들어가 지우기
디자인을 바꿨더니 글자가 넘침	테마마다 상자 크기가 다름	글자 크기를 줄이거나 다른 테마를 고르기
쪽 번호가 안 보임	테마가 번호 자리를 감춤	마스터에서 번호 상자 확인 (03장)
발표 중 화면이 안 넘어감	애니메이션이 걸려 있음	한 번 더 누르기. 아예 빼려면 효과를 없음으로
빔프로젝터에 안 나옴	화면 복제 설정	키보드 윈도 키 + P → 복제 또는 확장
메모가 앞 화면에 나옴	두 화면이 뒤바뀜	발표자 도구 → 디스플레이 설정에서 바꾸기
남의 컴퓨터에서 글자가 깨짐	그 컴퓨터에 그 글꼴이 없음	PDF로 한 부 더 가져가기
인쇄가 새까맣게 나옴	어두운 배경 테마	인쇄 화면에서 회색조로 바꾸기
나눠준 종이에 내 메모가 찍힘	슬라이드 노트로 인쇄함	유인물로 다시 인쇄

발표 현장에서 막혔을 때

기계가 말을 안 들으면 당황하지 말고 이렇게 하세요.

Esc 로 일단 빠져나옵니다
윈도 키 + P 로 화면 연결을 다시 고릅니다
그래도 안 되면 PDF를 열어서 화면 가득 띄우세요

그래서 PDF를 한 부 챙겨 가는 것이 가장 든든한 대비입니다.

통일하고,
발표하기