보기 좋게,
찾기 쉽게

시작하기 전에, 손동작 세 가지

이 세 가지만 알면 무엇을 눌러도 겁낼 것이 없습니다. 네 과목 모두에서 똑같이 씁니다.

숫자의 겉모습

1000을 1,000원으로 보이게 하는 일입니다. 여기에 3부에서 가장 중요한 생각 하나가 들어 있습니다.

직접 친 쉼표와 겉모습으로 붙인 쉼표

쉼표 붙이기

1. 숫자가 든 칸들을 마우스로 죽 끕니다

   단가와 금액 칸 전부를 고르세요. 여러 칸을 한꺼번에 해도 됩니다.

2. 홈 탭에서 쉼표 단추를 누릅니다

   화면 위 홈 탭 가운데쯤에 쉼표(,) 모양 단추가 있습니다. 1,000 처럼 세 자리마다 쉼표가 붙습니다.

자주 쓰는 겉모습

더 자세히 정하고 싶으면

칸을 고르고 마우스 오른쪽 단추 → 셀 서식을 누르면 날짜 모양, 소수 자릿수, 통화 기호 등을 목록에서 골라 정할 수 있습니다.

1부에서 전화번호 때문에 썼던 텍스트도 여기에 있습니다. 같은 창입니다.

글자와 테두리

표가 표처럼 보이게 하는 일입니다. 홈 탭 하나에 다 있습니다. 다른 데를 찾지 않으셔도 됩니다.

글자 다루기

색 단추는 단추 자체를 누르면 지금 보이는 색이 칠해지고, 옆의 작은 삼각형을 누르면 색을 고르는 창이 나옵니다.

테두리 그리기

1. 표 전체를 마우스로 죽 끕니다

   머리글부터 합계 줄까지 전부 고르세요.

2. 홈 탭의 테두리 단추 옆 삼각형을 누릅니다

   네모 모양 단추입니다. 삼각형을 눌러야 목록이 나옵니다.

3. 모든 테두리를 고릅니다

   칸마다 선이 그어집니다. 이제 표처럼 보입니다.

가운데 맞춤

홈 탭에 줄이 그어진 모양의 맞춤 단추 여섯 개가 있습니다. 위 세 개는 위아래, 아래 세 개는 좌우 맞춤입니다.

머리글은 가운데, 숫자는 오른쪽 그대로 두는 것이 보기 좋습니다. 숫자를 가운데로 맞추면 자릿수가 어긋나 보여서 읽기 나빠집니다.

제목 줄 만들기 — 셀 병합

표 위에 과일 판매 현황 같은 제목을 넣고 싶을 때가 있습니다. 여러 칸을 하나로 합쳐 가운데 놓는 것을 병합이라고 합니다.

1. 표 위에 빈 줄을 하나 만듭니다

   1행 번호에 오른쪽 단추 → 삽입. 표가 한 칸 내려갑니다.

2. A1부터 D1까지 끕니다
3. 홈 탭 → 병합하고 가운데 맞춤

   네 칸이 하나가 되고 글자가 가운데로 갑니다. 제목을 적으세요.

서식만 복사하기 — 서식 복사 붓

공들여 꾸민 칸의 모양만 다른 칸에 그대로 입힐 수 있습니다. 홈 탭 왼쪽의 붓 모양 단추입니다.

1. 잘 꾸며진 칸을 하나 누릅니다
2. 붓 단추를 누릅니다

   마우스 옆에 작은 붓이 따라붙습니다.

3. 모양을 입힐 칸을 끕니다

   내용은 그대로 두고 모양만 옮겨 옵니다.

붓 단추를 두 번 누르면 여러 곳에 계속 칠할 수 있습니다. 끝내려면 Esc 를 누르세요.

표를 보기 좋게

지금까지 배운 것을 순서대로 한 번 해봅니다. 다 하고 나면 남에게 보여줄 수 있는 표가 됩니다.

1. 열 너비를 맞춥니다

   A부터 D까지 위쪽 글자를 죽 끌어 고르고, 아무 경계선이나 두 번 누릅니다. 글자에 맞게 넓어집니다.

2. 머리글을 굵게 하고 색을 넣습니다

   첫 줄을 고르고 굵게, 그다음 페인트통으로 연한 색을 칠합니다. 가운데 맞춤도 해주세요.

3. 숫자에 쉼표를 붙입니다

   수량·단가·금액 칸을 고르고 홈 탭의 쉼표(,) 단추를 누릅니다.

4. 테두리를 그립니다

   표 전체를 고르고 테두리 → 모든 테두리를 누릅니다.

5. 합계 줄을 눈에 띄게 합니다

   마지막 줄을 고르고 굵게를 누릅니다. 위쪽 테두리를 두 줄로 하면 더 표답습니다.

6. 저장합니다

   Ctrl + S 를 누르세요.

조건에 따라 색 입히기

"5만 원 넘는 줄은 빨갛게" 같은 것을 시켜 두는 기능입니다. 한 번 시켜 두면 숫자가 바뀔 때마다 색이 저절로 따라 바뀝니다.

큰 값에 색 넣기

1. 금액 칸들을 고릅니다

   머리글은 빼고 숫자만 고르세요.

2. 홈 탭 → 조건부 서식

   홈 탭 오른쪽에 있습니다.

3. 셀 강조 규칙 → 보다 큼

   작은 창이 하나 나옵니다.

4. 기준 숫자를 적고 확인을 누릅니다

   3500 이라고 적어 보세요. 그보다 큰 칸만 연한 빨강으로 칠해집니다.

막대로 크기 보여주기

조건부 서식 → 데이터 막대를 고르면 칸 안에 가로 막대가 생깁니다. 숫자가 클수록 막대가 깁니다.

표를 훑어볼 때 어디가 크고 작은지 한눈에 들어옵니다. 숫자를 하나씩 읽지 않아도 됩니다.

지우는 법

줄 세우기

가나다순으로, 또는 큰 것부터 다시 줄을 세우는 일입니다. 여기에 엑셀에서 가장 큰 사고가 숨어 있습니다. 꼭 읽어 주세요.

안전하게 정렬하는 법

1. 표 안의 아무 칸이나 한 번 누릅니다

   여러 칸을 고르지 마세요. 한 칸만 누르는 것이 요령입니다. 그러면 엑셀이 표 전체를 알아서 인식합니다.

2. 데이터 탭 → 정렬을 누릅니다

   화면 위 데이터 탭에 있습니다.

3. 기준 열을 고릅니다

   정렬 기준에서 금액을 고르세요. 머리글 이름이 그대로 목록에 나옵니다.

4. 순서를 고르고 확인을 누릅니다

   숫자는 작은 것부터 / 큰 것부터, 글자는 오름차순(가나다) / 내림차순입니다.

원하는 것만 보기

줄이 수백 개일 때 보고 싶은 것만 남기고 나머지는 잠깐 감추는 기능입니다. 지우는 것이 아닙니다.

1. 표 안의 아무 칸이나 누릅니다

   정렬과 똑같습니다. 한 칸만 누르세요.

2. 데이터 탭 → 필터를 누릅니다

   머리글 칸마다 작은 삼각형이 생깁니다. 이게 생기면 준비가 된 것입니다.

3. 보고 싶은 열의 삼각형을 누릅니다

   그 열에 든 모든 값의 목록이 체크 상자와 함께 나옵니다.

4. 필요 없는 것의 체크를 끕니다

   모두 선택의 체크를 한 번 꺼서 전부 끈 다음, 보고 싶은 것만 다시 켜는 것이 빠릅니다.

5. 확인을 누릅니다

   고른 줄만 남습니다. 나머지는 숨겨진 것입니다.

다시 다 보이게 하기

글자로 찾기

목록이 길면 필터 창 안의 검색 칸에 글자를 쳐서 좁힐 수 있습니다. 표 전체에서 찾으려면 Ctrl + F 를 누르세요. 홈 탭 → 찾기 및 선택과 같습니다.

머리글 붙잡아 두기

줄이 길어지면 아래로 내려갈수록 머리글이 안 보입니다. 이 숫자가 수량인지 단가인지 몰라 위아래로 오르내리게 됩니다.

1. 보기 탭을 누릅니다

   화면 위 오른쪽 편에 있습니다.

2. 틀 고정 → 첫 행 고정

   첫 줄 아래에 가느다란 선이 하나 생깁니다. 이제 아래로 아무리 내려가도 첫 줄이 붙어 있습니다.

인쇄할 때도 머리글이 필요합니다

틀 고정은 화면에서만 됩니다. 인쇄하면 둘째 장부터 머리글이 없습니다.

종이마다 머리글을 넣으려면 페이지 레이아웃 탭 → 인쇄 제목 → 반복할 행에서 1행을 골라 주세요. 장마다 첫 줄이 다시 찍힙니다.

그림으로 보기

숫자를 막대나 선으로 바꾸면 남을 설득하기 쉬워집니다. 만드는 데 세 번이면 됩니다.

1. 그림으로 만들 칸을 고릅니다

   머리글까지 함께 고르세요. 품목 이름과 금액을 함께 고르면 됩니다. 머리글을 빼면 그림에 이름이 안 나옵니다.

   품목과 금액처럼 떨어져 있는 열을 고를 때는 Ctrl 을 누른 채 끄세요.

2. 삽입 탭을 누릅니다

   여러 가지 그림 모양이 나옵니다.

3. 세로 막대형을 고릅니다

   무엇을 골라야 할지 모르시면 추천 차트를 누르세요. 엑셀이 어울리는 것을 몇 개 보여줍니다.

어떤 그림을 고를까

손보는 법

그림을 누르면 오른쪽 위에 작은 단추 세 개가 붙습니다. 가장 위의 ＋ 를 누르면 제목 · 값 표시 · 범례를 켜고 끌 수 있습니다.

제목은 반드시 넣으세요. 그림 제목을 두 번 눌러 "품목별 판매 금액" 처럼 고쳐 두면 남이 봐도 알 수 있습니다.

인쇄와 PDF

엑셀은 화면과 종이가 가장 많이 다른 프로그램입니다. 그냥 인쇄하면 표가 여러 장으로 잘려서 나옵니다.

표가 잘려 나올 때 — 이것 하나면 됩니다

1. 인쇄 화면 왼쪽 맨 아래를 봅니다

   현재 설정된 용지 같은 글자가 적힌 칸이 있습니다.

2. 한 페이지에 모든 열 맞추기를 고릅니다

   가로로 잘리던 것이 한 장 안에 들어옵니다. 표가 옆으로 넓을 때 가장 많이 쓰는 설정입니다.

3. 그래도 넘치면 용지 방향을 바꿉니다

   같은 화면에서 세로 방향을 가로 방향으로 바꾸세요. 옆으로 넓은 표는 가로가 훨씬 잘 들어갑니다.

더 다듬고 싶으면

PDF로 만들기

남에게 보낼 때는 PDF가 안전합니다. 받는 사람에게 엑셀이 없어도 열리고, 내용을 고칠 수 없습니다.

1. 인쇄 모양부터 맞춥니다

   PDF는 인쇄 설정 그대로 만들어집니다. 먼저 미리 보기에서 잘 나오는지 확인하세요.

2. 파일 → 다른 이름으로 저장
3. 파일 형식에서 PDF를 고릅니다

   원래 엑셀 파일은 그대로 남습니다. PDF가 한 부 더 만들어지는 것입니다.

이럴 땐 이렇게

3부에서 처음 배우는 분들이 거의 다 겪는 것들입니다. 고장이 아니니 당황하지 마세요.

3부 확인 목록

직접 해본 것에 체크하세요. 체크한 것은 다음에 들어와도 그대로 남아 있습니다.

• 쉼표 단추로 1,000 처럼 보이게 했다
• 겉모습을 바꿔도 계산은 그대로 된다는 것을 확인했다
• 머리글을 굵게 하고 배경색을 넣었다
• 표 전체에 모든 테두리를 그렸다
• 표 안에서는 셀 병합을 쓰지 않는 이유를 안다
• 조건부 서식으로 큰 값에 색이 저절로 들어가게 했다
• 정렬 전에 표 안 한 칸만 누른다는 것을 안다
• 금액 기준으로 큰 것부터 줄 세워 봤다
• 필터로 원하는 것만 남겨 봤다
• 줄 번호가 건너뛰면 숨어 있는 것임을 안다
• 틀 고정으로 머리글을 붙잡아 봤다
• 막대 그림을 하나 만들고 제목을 넣었다
• 인쇄 미리 보기를 열어 몇 장인지 확인했다
• 한 페이지에 모든 열 맞추기를 써 봤다
• PDF로 한 부 만들어 봤다