처음 켜고,
표 하나 만들기

시작하기 전에, 손동작 세 가지

이 세 가지만 알면 무엇을 눌러도 겁낼 것이 없습니다. 네 과목 모두에서 똑같이 씁니다.

Ctrl + Z 는 "컨트롤 키를 누른 채로 Z를 한 번 누른다"는 뜻입니다. 두 개를 동시에 탁 치는 게 아니라, 왼손으로 Ctrl을 꾹 누르고 있는 상태에서 오른손으로 Z를 톡 누른 뒤 둘 다 놓으면 됩니다.

엑셀이 뭐 하는 것인가

"표 만드는 프로그램"이라고들 하는데, 절반만 맞는 말입니다.

엑셀은 칸이 그려진 종이입니다. 여기까지는 공책과 다를 게 없습니다. 다른 점은 딱 하나입니다.

계산기와 무엇이 다른지가 여기서 갈립니다. 계산기는 숫자를 바꾸면 처음부터 다시 눌러야 합니다. 엑셀은 숫자만 바꾸면 아래 합계가 알아서 바뀝니다.

이런 일에 씁니다

세 부로 나누어 배웁니다

엑셀은 단추가 많아 보이지만, 배우는 순서는 늘 같습니다. 적는 법 → 시키는 법 → 보기 좋게 하는 법 순서입니다.

화면 이름 익히기

이름을 알아야 설명을 알아들을 수 있습니다. 여섯 군데만 외우면 됩니다. 아니, 외우지 말고 그냥 한 번 보세요.

수식 입력줄이 왜 따로 있나요

칸에는 7,000이라고 보이는데 수식 입력줄에는 =SUM(D2:D3) 이라고 적혀 있을 수 있습니다. 둘 다 맞습니다.

칸에 보이는 것은 계산 결과이고, 수식 입력줄에 있는 것은 어떻게 계산하라고 시켰는지입니다. 칸을 하나 눌러놓고 수식 입력줄을 보는 습관을 들이면, 남이 만든 엑셀 파일도 읽을 수 있게 됩니다.

칸 이름 읽는 법 — 자리 번호입니다

극장 좌석표를 떠올리시면 됩니다. 다열 4번 하듯이, 엑셀은 세로줄 이름과 가로줄 번호를 붙여서 칸을 부릅니다.

움직이는 법 — 마우스 말고도 있습니다

칸을 옮길 때 꼭 마우스를 쓸 필요는 없습니다. 손이 키보드에 있을 때는 이쪽이 훨씬 빠릅니다.

표 하나 만들기

위 그림과 똑같은 표를 직접 만들어 보겠습니다. 여기서부터는 읽지만 마시고 손을 움직여 주세요.

1. 엑셀을 켭니다

   화면 왼쪽 아래 시작(창문 모양) 단추를 누르고 excel이라고 글자를 칩니다. 검색창이 저절로 나옵니다. 목록에 뜨는 Excel을 누르세요.

   그다음 화면에서 새 통합 문서(또는 빈 통합 문서)를 누릅니다. 빈 칸이 잔뜩 나오면 성공입니다.

2. 맨 왼쪽 위 칸(A1)을 누릅니다

   칸을 마우스로 한 번 누르면 테두리가 굵어집니다. "여기에 쓰겠다"는 표시입니다.

3. 표의 머리글을 적습니다

   품목이라고 치고 키보드의 Tab 키를 누르세요. 선택 칸이 오른쪽으로 한 칸 옮겨 갑니다.

   같은 식으로 수량 → Tab → 단가 → Tab → 금액을 적습니다. 다 적었으면 Enter 를 누르세요. 다음 줄 맨 앞으로 돌아갑니다.

4. 내용을 두 줄 적습니다

   같은 방법으로 아래처럼 채웁니다. Tab 으로 옆 칸, Enter 로 다음 줄입니다.

   • 사과 · 3 · 1000 · 3000
   • 배 · 2 · 2000 · 4000
5. 마지막 줄 맨 앞에 '합계'라고 적습니다

   A4 칸입니다. 아직 옆 칸은 비워 두세요. 합계는 2부에서 컴퓨터에게 시킬 겁니다.

숫자에 쉼표를 넣지 마세요

1000이라고 쳐야 합니다. 1,000이라고 치면 안 되는 건 아니지만, 엑셀이 이걸 숫자가 아니라 글자로 볼 수 있습니다. 글자가 되면 더하기가 안 됩니다.

쉼표는 나중에 보기 좋게 붙이는 것이지 직접 치는 게 아닙니다. 붙이는 방법은 3부에서 합니다.

숫자인지 글자인지 알아보는 법

날짜와 전화번호는 조심하세요

엑셀은 친절한 척하다가 가끔 엉뚱한 짓을 합니다. 처음 배우는 분들이 반드시 한 번은 겪는 두 가지입니다.

'010 처럼 작은따옴표를 앞에 붙이면 "이건 계산할 숫자가 아니라 글자다"라고 알려주는 것입니다. 작은따옴표는 화면에 보이지 않습니다. 전화번호·주민번호·우편번호처럼 계산할 일이 없는 숫자에 쓰시면 됩니다.

잘못 친 것 고치기

새로 배우는 분들이 가장 답답해하는 부분입니다. 고치는 법을 알면 그때부터 겁이 없어집니다.

통째로 바꿀 때 — 그냥 다시 치세요

칸을 한 번 누르고 새 내용을 그대로 치면 옛 내용이 지워지고 새것이 들어갑니다. 먼저 지울 필요가 없습니다. 짧은 내용은 이 방법이 가장 빠릅니다.

일부만 고칠 때 — 칸 안으로 들어갑니다

사과주스를 사과쥬스로 고치는 것처럼 한 글자만 바꾸고 싶을 때가 있습니다. 이때는 칸 안으로 들어가야 합니다. 방법은 셋인데 아무거나 편한 것을 쓰세요.

막대기가 깜빡이면 칸 안에 들어간 것입니다. 화살표 키로 자리를 옮기고, Backspace 로 왼쪽 글자를 지우고, 다 고쳤으면 Enter 를 누르세요.

지우기 — Delete 와 Backspace

여러 칸을 한꺼번에 지우려면 마우스로 죽 끌어서 여러 칸을 고른 뒤 Delete 를 누르면 됩니다.

되돌리기와 다시 하기

엑셀은 내가 한 일을 순서대로 기억하고 있습니다. 그래서 몇 단계든 거슬러 올라갈 수 있습니다.

행과 열 다루기

줄을 넓히고, 사이에 끼워 넣고, 지우는 법입니다. 표를 만들다 보면 반드시 필요해집니다.

줄 전체를 고르기

위쪽의 A, B 같은 글자를 한 번 누르면 그 세로줄 전체가 선택됩니다. 왼쪽의 1, 2 같은 번호를 누르면 그 가로줄 전체가 선택됩니다.

줄 전체를 고른 뒤에 글자를 굵게 하거나 색을 넣으면 그 줄 전부에 한꺼번에 적용됩니다. 하나씩 할 필요가 없습니다.

칸 너비 넓히기 — 글자가 잘려 보일 때

1. 글자 사이의 경계선에 마우스를 올립니다

   위쪽 A와 B 글자 사이의 세로 선입니다. 마우스 모양이 좌우 화살표로 바뀌는 자리가 있습니다.

2. 그 자리를 두 번 빠르게 누릅니다

   가장 긴 글자에 딱 맞게 저절로 넓어집니다. 이 방법이 가장 편합니다.

3. 직접 정하고 싶으면 끌어서 옮깁니다

   같은 자리에서 마우스 왼쪽 단추를 누른 채로 좌우로 끌면 원하는 너비로 맞출 수 있습니다.

사이에 줄 끼워 넣기

1. 끼워 넣을 자리의 줄을 고릅니다

   새 줄이 들어갈 자리의 번호(또는 글자)를 누릅니다. 새 줄은 고른 줄의 위쪽(세로줄이면 왼쪽)에 생깁니다.

2. 마우스 오른쪽 단추를 누릅니다

   할 수 있는 일 목록이 나옵니다.

3. 삽입을 누릅니다

   빈 줄이 하나 생기고, 아래 내용은 한 칸씩 밀려 내려갑니다. 내용이 사라지는 것이 아니니 안심하세요.

줄 지우기 — 두 가지가 다릅니다

줄 옮기기

순서를 바꾸고 싶을 때는 잘라내서 붙이는 것이 가장 안전합니다.

1. 옮길 줄을 고르고 오른쪽 단추 → 잘라내기

   줄 둘레에 점선이 움직입니다. 아직 사라지지 않았습니다.

2. 새로 들어갈 자리의 줄을 고릅니다
3. 오른쪽 단추 → 잘라낸 셀 삽입

   그냥 붙여넣기를 누르면 그 자리에 있던 내용을 덮어씁니다. 줄을 밀어 넣고 싶으면 반드시 잘라낸 셀 삽입을 고르세요.

시트 — 종이를 여러 장 쓰기

화면 맨 아래에 Sheet1 같은 작은 딱지가 있습니다. 이것이 종이 한 장입니다. 한 파일 안에 여러 장을 둘 수 있습니다.

1월, 2월처럼 이름을 붙여 쓰면 편합니다. 다만 처음에는 한 장으로 충분합니다. 이런 게 있다는 것만 알아 두세요.

저장하기

만든 것을 컴퓨터에 남기는 일입니다. 저장하지 않고 창을 닫으면 전부 사라집니다.

1. 파일 → 저장을 누릅니다

   화면 맨 위 왼쪽의 파일을 누르면 큰 화면이 나옵니다. 거기서 저장(또는 다른 이름으로 저장)을 누르세요.

   처음 저장하는 파일이면 "어디에 저장할까요" 화면이 나옵니다.

2. 저장할 곳을 고릅니다

   처음에는 바탕 화면을 고르세요. 눈에 보이는 곳에 있어야 나중에 찾을 수 있습니다.

3. 파일 이름을 적습니다

   과일_판매표처럼 나중의 내가 알아볼 이름으로 적으세요. "문서1", "새 파일"은 일주일 뒤에 무엇인지 모릅니다.

4. 저장 단추를 누릅니다

   창 맨 위에 방금 적은 이름이 뜨면 끝났습니다.

저장과 다른 이름으로 저장

파일 이름 뒤에 붙는 글자 — 확장자

과일_판매표.xlsx 에서 점 뒤의 xlsx를 확장자라고 합니다. 이 파일이 어떤 프로그램의 것인지 알려주는 꼬리표입니다.

저장하지 않고 닫아 버렸을 때

요즘 엑셀은 스스로 몰래 백업을 해 둡니다. 완전히 포기하지 마세요.

1. 엑셀을 다시 켭니다

   운이 좋으면 왼쪽에 문서 복구 목록이 저절로 뜹니다.

2. 안 뜨면 파일 → 정보로 갑니다

   통합 문서 관리 → 저장하지 않은 통합 문서 복구를 눌러 보세요.

늘 되는 것은 아닙니다. 그러니 역시 Ctrl + S 를 자주 누르는 것이 답입니다.

남에게 보낼 때는 PDF로

받는 사람 컴퓨터에 엑셀이 없을 수도 있고, 받은 사람이 실수로 내용을 고칠 수도 있습니다. 그럴 땐 PDF로 한 부 더 만들어 보내세요.

파일 → 다른 이름으로 저장 → 파일 형식에서 PDF를 고르면 됩니다. 원래 엑셀 파일은 그대로 남아 있으니 안심하셔도 됩니다. 인쇄 모양을 다듬는 방법은 3부에서 합니다.

이럴 땐 이렇게

1부에서 처음 배우는 분들이 거의 다 겪는 것들입니다. 고장이 아니니 당황하지 마세요.

1부 확인 목록

직접 해본 것에 체크하세요. 체크한 것은 다음에 들어와도 그대로 남아 있습니다.

• 엑셀을 켜서 빈 통합 문서를 열었다
• 칸(셀) 하나를 눌러 글자를 넣어 봤다
• Tab 은 옆 칸, Enter 는 다음 줄이라는 것을 안다
• D4 같은 칸 이름이 무슨 뜻인지 안다
• 이름 상자에서 지금 고른 칸 이름을 확인해 봤다
• Ctrl+Home 으로 첫 칸에 돌아와 봤다
• 품목·수량·단가·금액 표를 두 줄까지 적었다
• 칸을 두 번 눌러 일부 글자만 고쳐 봤다
• 지워 놓고 Ctrl+Z 로 되돌려 봤다
• 열 경계선을 두 번 눌러 너비를 맞춰 봤다
• 줄을 하나 끼워 넣어 봤다
• 내용만 지우는 것과 줄을 없애는 것의 차이를 안다
• 이름을 정해서 바탕 화면에 저장했다
• 숫자는 오른쪽, 글자는 왼쪽에 붙는다는 것을 안다